Les ouvrages achetés sur n'importe quel compte lié à l’Université le sont au bénéfice de la communauté universitaire dans son ensemble et doivent être répertoriés.
Il s’agit de permettre à chacun de bénéficier de toutes les ressources documentaires disponibles au sein de l’Institution et d’éviter d'éventuels achats multiples.
En pratique
- Déposez les ouvrages à viser avec leur facture (ou bon de livraison, ou note de débours) à l’accueil de l’implantation à laquelle est rattachée votre service.
- La bibliothèque apposera un cachet sur le document et l’encodera dans le système de gestion de la bibliothèque.
- Les ouvrages peuvent être repris le plus souvent dans les 24 heures après le dépôt, sauf indication contraire.
- La bibliothèque apposera également sur la facture (ou le bon de livraison) un cachet portant le numéro d’inventaire de l'ouvrage, pour permettre le paiement de la facture ou le remboursement du chercheur par l’Administration des Ressources Financières.
L'accès aux documents visés
Si les documents sont gardés au sein d'un service, la fiche de l'ouvrage mentionnera une note d’accès « S'adresser au service ».
Le service est ensuite libre de gérer l’accès au document comme il l’entend ; il prend notamment la responsabilité des éventuels prêts.
Vous n'avez plus besoin des documents ?
Vous avez fini un projet de recherche ? Pensez aux suivants, transférez les documents à la bibliothèque ! 😉
Lorsqu’un ouvrage n’est plus utilisé dans un service (départ à la pension, réorganisation du service, etc.), il est transféré dans les collections de la bibliothèque pour en assurer la préservation et l’accès.